Über die Jahre sammeln Marketingabteilungen Werkzeuge an: ein Tool für E-Mails, eines für Social Media, eines für Umfragen, dazu Tracking, Automatisierung und Analyse. Irgendwann weiß niemand mehr genau, welche Lizenz wofür bezahlt wird. Eine Inventur schafft Klarheit.
Schritt 1: Alles auflisten
Erfassen Sie jedes Werkzeug mit Kosten, Vertragslaufzeit, verantwortlicher Person und Zahl der aktiven Nutzer. Fragen Sie auch in anderen Abteilungen nach, denn viele Tools werden dezentral eingekauft.
Schritt 2: Nutzung prüfen
Welche Funktionen werden tatsächlich verwendet? Häufig zeigt sich, dass zwei Werkzeuge dieselbe Aufgabe erledigen oder dass teure Pakete nur zu einem kleinen Teil genutzt werden.
Schritt 3: Datenflüsse aufzeichnen
Zeichnen Sie auf, welche Daten zwischen den Systemen fließen. Wo Daten manuell kopiert werden oder an mehreren Stellen gepflegt werden müssen, entstehen Fehler. Ein schlankerer Stack mit sauberen Schnittstellen liefert bessere Daten.
Schritt 4: Entscheiden und kündigen
- Werkzeuge ohne klaren Zweck kündigen
- doppelte Funktionen zusammenlegen
- Kündigungsfristen in einem gemeinsamen Kalender festhalten
Ein Verantwortlicher für den Stack
Benennen Sie eine Person, die neue Werkzeuge prüft, bevor sie eingeführt werden. Diese Rolle verhindert, dass der Stack nach der Inventur wieder wächst. Das spart nicht nur Lizenzkosten, sondern auch Zeit für Schulungen und Datenschutzprüfungen.
